Mengenal lebih dekat Sistem Enterprise Resource Planning (ERP)
Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sebuah terminologi yang secara de facto adalah aplikasi yang dapat mendukung transaksi atau operasi sehari-hari yang berhubungan dengan pengelolaan sumber daya sebuah perusahaan, seperti dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas.
Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) dibagi atas beberapa sub-sistem yaitu sistem Financial, sistem Distribusi, sistem Manufaktur, sistem Maintenance dan sistem Human Resource.
Pada prinsipnya, dengan Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) sebuah industri dapat dijalankan secara optimal dan dapat mengurangi biaya-biaya operasional yang tidak efisien seperti biaya inventory (slow moving part, dll.), biaya kerugian akibat 'machine fault' dll. Dinegara-negara maju yang sudah didukung oleh infrastruktur yang memadaipun, mereka sudah dapat menerapkan konsep JIT (Just-In-Time). Di sini, segala sumberdaya untuk produksi benar-benar disediakan hanya pada saat diperlukan (fast moving). Termasuk juga penyedian suku cadang untuk maintenance, jadwal perbaikan (service) untuk mencegah terjadinya machine fault, inventory, dsb.
Bagi industri yang memerlukan efisiensi dan komputerisasi dari segi penjualan, maka ada tambahan bagi konsep ERP yang bernama Sales Force Automation (SFA). Sistem ini merupakan suatu bagian penting dari suatu rantai pengadaan (Supply Chain) ERP. Pada dasarnya, Sales yang dilengkapi dengan SFA dapat bekerja lebih efisien karena semua informasi mengenai suatu pelanggan atau produk yang dipasarkan ada di databasenya.
Khusus untuk industri yang bersifat assemble-to-order atau make-to-order seperti industri pesawat, perkapalan, automobil, truk dan industri berat lainnya, sistem ERP dapat juga dilengkapi dengan Sales Configuration System (SCS). Dengan SCS, Sales dapat memberikan penawaran serta proposal yang dilengkapi dengan gambar, spesifikasi, harga berdasarkan keinginan/pesanan pelanggan. Misalnya saja seorang calon pelanggan menelpon untuk mendapatkan tawaran sebuah mobil dengan berbagai kombinasi yang mencakup warna biru, roda racing, mesin V6 dengan spoiler sport dan lain-lain. Dengan SCS, Sales dapat menberikan harga mobil dengan kombinasi tersebut pada saat itu juga.
Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) dirancang berdasarkan proses bisnis yang dianggap 'best practice' proses umum yang paling layak di tiru. Misalnya, bagaimana proses umum yang sebenarnya berlaku untuk pembelian (purchasing), penyusunan stok di gudang dan sebagainya.
Untuk mendapatkan manfaat yang sebesar-besarnya dari Sistem Enterprise Resource Planning (ERP), maka industri kita juga haurs mengikuti 'best practice process' (proses umum terbaik) yang berlaku. Disini banyak timbul masalah dan tantangan bagi industri kita di Indonesia. Tantangannya misalnya, bagaimana merubah proses kerja kita menjadi sesuai dengan proses kerja yang dihendaki oleh sistem ERP, atau, merubah sistem ERP untuk menyesuaikan proses kerja kita.
Proses penyesuaian itu sering disebut sebagai proses Implementasi. Jika dalam kegiatan implementasi diperlukan perubahan proses kerja yang cukup mendasar, maka perusahaan ini harus melakukan Business Process Reengineering (BPR) yang dapat memakan waktu berbulan bulan.
Sebagai kesimpulan, Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) adalah paket software yang sangat dibutuhkan untuk mengelola sebuah industri secara efisien dan produktif. Secara de facto, sistem ERP harus menyentuh segala aspek sumber daya perusahaan yaitu dana, manusia, waktu, material dan kapasitas. Untuk lebih meningkatkan kemapuan
Sistem ERP perlu ditambah modul CRM, SRM, PLM dan juga Project Management. Karena sistem ERP dirancang dengan suatu proses kerja 'best practice', maka hal ini merupakan tantangan implementor ERP untuk melakukan implementasi sistem ERP di suatu perusahaan.
Modul-modul Enterprise Resource Planning (ERP) Systems :
- Item Master Management (IMM)
- Bill Of Material (BOM)
- Demand Management (DM)
- Sales and Order Management (SOM)
- Master Production Scheduling (MPS)
- Material Requirements Planning (MRP)
- Capacity Requirement Planning
- Inventory Mangement (INV)
- Shop Floor Control (SFC)
- Purchasing Management (PUR)
- General Ledger (GL)
- Account Payable (AP)
- Account Receivable (AR)
- Cost Control (CO)
- Financial Reporting (FIR)
Penerapan Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) dalam perusahaan
Konsep Enterprise Resource Planning (ERP) dan bagaimana konsep ERP ini bisa menjadi infrastruktur penting buat suatu industri. Artikel ini dibagi menjadi 3 bagian:
1) Konsep dasar ERP
2) Bagaimana menentukan ERP yang cocok untuk anda
3) Sistim ERP di masa depan.
Seiring dengan tuntutan bisnis, kebutuhan industri akan melampaui apa yang dapat didukung oleh ERP tradisional yang secara murni hanya memfokuskan pada pengelolaan sumber daya. Industri modern memerlukan ERP bernilai tambah yang mempunyai cakupan aspek bisnis yang lebih luas. Dengan adanya ERP, manajemen bisa melakukan analisa terhadap perusahaan untuk mengetahui tren dan perkembangan di perusahaan sehingga dapat melakukan pengambilan keputusan secara cepat dan tepat. Salah satunya dari fungsi pelaporan ERP yang sistematis dan mudah. Adapun manfaat lain yang bisa diperoleh yaitu:
ERP membantu memperlancar proses bisnis dan membuatnya jadi lebih mudah, murah, cepat dan efisien.
Meningkatkan etos kerja karyawan, karena proses kerja tersusun sesuai dengan standar operasi perusahaan yang sudah dibakukan.
Meningkatkan jumlah penjualan, karena sistem ERP ini membantu dalam keluar masuknya arus barang.
Menambah daya saing perusahaan, karena ERP membantu dalam distribusi produk dengan memberikan informasi yang cepat dan akurat bagi konsumen.
Mengurangi biaya dari aktifitas yang tidak memiliki nilai tambah.
Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) Akan Lebih Mendukung Customer Service
Sesuai dengan konsep ‘Customer is King’, maka industri manufaktur tidak cukup hanya untuk menghasilkan produk-produk dengan harga murah yang bermutu tinggi. Suatu industri seharusnya juga memberikan nilai tambah dalam bentuk Customer Service. Meskipun dua produk mempunyai mutu dan harga yang sama, konsumen akan lebih memilih untuk membeli produk dari perusahaan yang dapat memberikan customer service yang lebih baik. Untuk memenuhi tuntutan yang tercantum diatas, ERP tidak hanya harus lebih bersifat Customer- oriented, tetapi seharusnya juga dapat melakukan perencanaan produksi berdasarkan supply-chain (jalinan suplai) yang melibatkan input dari konsumen sekaligus dari pemasok. Dalam hal ini, baik pemasok internal perusahaan maupun pemasok dari luar. Beberapa konsep yang telah diterapkan oleh beberapa vendor ERP antara lain Sales Force Automation, Sales Order Configuration, Customer Care, Advance Planning & Scheduling dan Help Desk.
Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) Akan Bisa Mendukung Industri yang Spesifik
Industri manufaktur tidak lagi menjadi satu-satunya industri yang memerlukan ERP. Kita telah bisa lihat bahwa industri spesifik seperti Telekomunikasi, Multi-level Marketing, Perusahaan Listrik atau Pertambangan dapat menggunakan ERP. Juga semakin sering terlihat adalah industri jasa (Service) seperti perhotelan, rumah sakit, perbankan, asuransi yang juga menggunakan ERP. Tidak mengherankan jika suatu saat, sekolah, departemen kehakiman, departemen pertahanan, bahkan suatu badan pemerintahaan seperti kantor gubernuran juga dapat menggunakan ERP. Dengan segala keterbatasan sumber daya dari ERP vendor, maka feature yang dirancang untuk sebuah industri spesifik akan terbatas juga. Ada ERP yang lebih cocok untuk industri A, ada yang untuk industri B, namun tidak mungkin ada ERP yang cocok untuk semua industri. Akan menjadi seberapa spesifikkah? ERP vendor akan selalu mencari titik keseimbangan agar produknya tidak menjadi terlalu spesifik sampai tidak diterima oleh industri secara luas . Industri sebaiknya berhati-hati dalam memilih ERP yang cocok.
Manfaat Menggunakan Sistem Enterprise Resource Planning (ERP)
Berikut ini adalah sebagian kecil manfaat dengan diaplikasikannya ERP bagi perusahaan:
Integrasi data keuangan
Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja
keuangan perusahaan dengan lebih baik.
Standarisasi Proses Operasi
Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk.
Standarisasi Data dan Informasi
Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda.
Faktor pendukung Sistem Enterprise Resource Planning (ERP)
Feature
Seperti yang terbahas di Bagian I, perangkat lunak yang tergolong ERP itu secara umum dirancang supaya dapat memberikan solusi untuk industri jenis apapun (horizontal solution). Namun, pada kenyataannya, setiap industri itu punya ciri khas tersendiri. Hal ini menyebabkan timbulnya fungsi-fungsi atau features di ERP yang spesifik untuk industri tertentu (vertical solution). Pada sisi lain, teori di dalam ERP itu sendiri juga mengalami proses evolusi seiring dengan tumbuhnya tuntutan konsumen dan perkembangan teknologi. Misalnya: tuntutan Inventory Reduction menjadi tuntutan Zero In-Process-Inventory, dari Batch Manufacturing menjadi Just-In-Time Manufacturing, dari konsep Routing menjadi konsep Synchronising.
Oleh karena itu, features yang anda butuhkan dalam operasi sehari-hari harusnya bisa ditunjang oleh ERP yang dipilih. Kadang kita melihat features yang bagus yang berdasarkan teori baru, kita perlu hati-hati menilai apakah feature baru itu bisa diterapkan pada kondisi sekarang ini. Selalu ingat bahwa kita di Indonesia mempunyai kultur tersendiri. Salah pengertian atau salah memilih berdasarkan faktor features akan menimbulkan kekacauan dan bahkan menghambat operasi perusahaan. Memang banyak perusahaan yang menanam waktu untuk penilaian ini. Cocok atau tidaknya biasanya juga bisa kita selidiki dari daftar konsumen yang telah memakai ERP tersebut dan apakah industri konsumen itu serupa dengan industri kita.
Teknologi
Salah satu analis industri ERP terkemuka pernah mengatakan ‘jika memilih ERP, anda harus melihat teknologi yang digunakan dibaliknya’. Sayangnya, banyak user yang memilih ERP belum tentu memberikan perhatian cukup pada hal ini. Sebagai orang teknik, saya bisa memahami betapa sulitnya jika sebuah aplikasi yang berskala ERP harus didesain ulang dengan teknologi baru. Seperti banyak hal lainnya, teknologi ada yang Sunrise dan ada yang Sunset. Ingatkah anda dengan Fotran, PDP-11, Pascal, Cobol, Wordstar yang hanya sepuluh tahun yang lalu muncul di setiap kurikulum Computer Science di universitas kita, apakah ada aplikasi baru yang dibangun dengan bahasa itu, hari ini?. Untuk mengetahui mana yang Sunrise dan mana yang Sunset merupakan tantangan bagi departemen MIS/EDP yang biasanya lebih ter-update dibanding dengan departemen lainnya. Sayangnya, biasanya pemilihan ERP itu didorong dari pihak user (pemakai) yang lebih terfokus kepada feature, sehingga faktor teknologi biasanya diabaikan. Akitbatnya, terjadilah masalah di kemudian hari seperti banyaknya perusahaan di Indonesia yang ‘terjebak’ dengan namanya sistem ‘legacy’.
Sumber Daya Manusia
Secanggih apapun teknologi kita hari ini, ERP tetap saja belum sempurna seperti yang diharapkan manusia. Oleh karena itu, seberapa sukses pun ERP yang kita pilih dari luar negeri, di negeri kita ini belum tentu bisa jalan jika tidak didukung oleh lokal support yang kuat. Kita harus benar-benar teliti memilih vendor yang bisa komit terhadap apa yang mereka tawarkan sebab menangani paket ERP sangat lain dibandingkan dengan menangani penjualan PC atau paket perangkat lunak desktop. Sayangnya, di Indonesia masih belum ada badan independen yang dapat menilai prestasi ERP vendor sekaligus mengaudit kualitas jasa yang mereka berikan sehingga sering kita dengar istilah PBTTJ - Produknya Bagus Tapi Tidak Jalan. Selain dari vendor, perusahaan juga harus ada sumber daya manusia yang terampil untuk melaksanakan proyek implementasi ERP ini. (lihat ‘Manajer Proyek — Orang langka di dunia TI’)
Infrastruktur
Infrastruktur dalam hal ini termasuk sistem pendukung untuk penerapan suatu proyek ERP. Contohnya: apakah vendor menyediakan HelpDesk; apakah vendor mempunyai tata cara (standard operating procedure/methodology) dalam penerapan sistem ERP; apakah vendor mengetahui langkah apa yang harus diambil pada saat melakukan customization, apakah vendor bisa menjelaskan langkah-langkah apa yang harus ditempuh sebelum sistem ‘go-live’, umpamanya.
Paparan lain tentang Enterprise Resource Planning (ERP)
- Berikut ini adalah ringkasan poin-poin yg bisa digunakan sebagai pedoman pada saat implementasi ERP:
- ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting untuk kelangsungan hidup perusahaan. Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan terhadap jalannya ERP.
- ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas, bukan sebaliknya. Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan.
- Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP, jangan berusaha membuat sendiri praktek implementasi ERP. Ada metodologi tertentu untuk implementasi ERP yang lebih terjamin keberhasilannya.
Penyebab Gagalnya ERP
- Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran
- Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik
- Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya
- Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru
Tanda-tanda kegagalan ERP
Kegagalan ERP biasanya ditandai oleh adanya hal-hal sebagai berikut:
- Kurangnya komitmen top management
- Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisa strategi bisnis)
- Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan)
- Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal)
- Kurangnya ‘buy in’ sehingga muncul resistensi untuk berubah dari para karyawan
- Kesalahan penghitungan waktu implementasi
- Tidak cocoknya software dgn business process
- Kurangnya training dan pembelajaran
- Cacatnya project design & management
- Kurangnya komunikasi
- Saran penghematan yang menyesatkan
Software ERP
Beberapa contoh ERP yang berbayar yaitu:
- Microsoft Dynamic.
- SAP R3 (SAP ERP)
- SAP Business One
- Infor ERP X2. ERP berbasis IBM.
- Net Suite
- Exact Software
- SYSPRO
- Accpac
- Epicor
- Excel ERP
Sedangkan alternatif biaya murah dapat menggunakan software yang bersifat opensource. Misalnya :
- OpenBravo
- Compiere
- XTuple
- Apache OFBiz
- Adecompiere
Jika perusahaan ingin menggunakan software ERP pastikan dulu dengan keputusan tepat. Hal ini dikarenakan penerapan ERP diperusahaan merupakan investasi yang mahal dan berjangka panjang. Perusahaan harus mengeluarkan anggaran yang lebih untuk sistem, training dan anggaran yang lain.
Penerapan suatu Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) itu adalah suatu proses yang kontinu. Begitu dimulai sudah tidak mungkin lagi dihentikan dan tidak ada titik kesempurnaannya. Yang ada hanyalah proses penyempurnaan yang tak terhenti. Maka penilaian ERP juga mesti dilakukan dengan sungguh-sungguh. Banyak faktor yang perlu dipikirkan pada seleksi ERP. Pada umumnya, ERP yang masuk ke Indonesia sudah teruji kesuksesannya. Namum kesuksesan di negara lain belum tentu bisa menjadi suatu jaminan bagi kita. Masalah sumber daya manusia dan infrastruktur juga menjadi faktor penentu ERP akan berkembang terus sesuai dengan tuntutan konsumen. Yang jelas perkembangan ERP pada masa depan ini akan dititik-beratkan pada beberapa hal, yaitu, lebih mendukung customer service, lebih mendukung vertical industri spesifik (vertical industry), dan juga lebih mendukung proses pengambilan keputusan (decision support). ERP masa depan juga akan lebih fleksibel dalam penerapan, pemakaian dan cara pembiayaan.
sumber:
Tidak ada komentar:
Posting Komentar